HRSZ-Umfrage, Sept. 2021:
Rückkehr aus dem Home-Office

Wir vom kantonalen Branchenverband HR Services Zug befragten Unternehmen aus dem Wirtschaftsraum Zug zu dem Thema Rückkehr aus dem Home Office und deren individuellen Handhabungen.

Folgend die Rückmeldungen von einem KMU (ca. 50 MA), zwei mittelgrosse Unternehmen (ca. 1500 MA) und einem globalen Konzern:

• Welche Konzepte werden in der Rückkehr vom Home Office in ihrer Firma angewendet (einzelne Tage, Prozente der Mitarbeitenden)?

KMU: Momentan halten wir uns immer noch an die Home Office Empfehlung des Bundes und überlassen den Entscheid den Mitarbeitenden, ob sie ins Büro kommen oder nicht. Im Büro anwesend sein muss nur ein Basis-Team, welches sich v.a. mit Hardcopy-Arbeit beschäftigt, welche im Home Office kaum machbar ist. Deren Anwesenheit im Office wird erfasst, damit wir im Falle einer Ansteckung sofort reagieren könnten. Ziel ist es aktuell, dass jedes Team sich 1x pro Woche sieht, damit der Team-Spirit, welcher in den letzten Monaten unweigerlich gelitten hat, nicht verloren geht, bzw. wieder aufgebaut werden kann. Dies aber ebenfalls auf freiwilliger Basis. Sobald die Home Office Empfehlung des Bundes fällt, werden wir ein Update unserer bisherigen Home Office Policy einführen, welche eine Erhöhung der maximalen Home Office Tage pro Woche auf 3 Tage vorsieht.

Mittelgrosses Unternehmen 1: Wir hatten nie komplette home office Lösungen, Die Belegung haben wir auf max. 50% der Kapazität festgelegt, wobei die Teams dies selbst bestimmt haben, wie sie das aufteilen und organisieren. Empfohlen war 1 Tag/Woche und 1 persönlicher Kontakt pro Monat mit Vorgesetzten. Post Covid; derzeit sind wir in der Ausarbeitung, Ziel ist eine hohe Flexibilisierung, welche sich nach den Team / Betriebsbedürfnisse / effektiver Zusammenarbeit und den Bedürfnissen der MA ausrichtet, weniger an fixen % Zahlen oder Tagen.

Mittelgrosses Unternehmen 2: Bei uns dürfen Mitarbeitende in Absprache mit den Vorgesetzten max. 3 Tage Home Office / Woche machen (bei 100% Pensum). Natürlich ist Home Office nicht in allen Bereichen möglich wie z.B. in der Logistik, Empfangsteam, usw..

Konzern: Flexible Handhabung, d.h. je nach Rolle und Möglichkeit kann ein Mix aus vor Ort vs. Home office abgemacht werden zw. Mitarbeitenden und Vorgesetzten; Dies basiert auf unserer Guideline zu "Flexible Work" und aufgrund von Corona haben wir auch ein Working from Home Guideline. Dies wird von der Geschäftsleitung (Global) getragen und auch kommuniziert; zudem haben viele Standorte oder auch Bereiche zusätzliche Empfehlungen und/oder auch Erwartungen formuliert (oder Beispiele), sowie Trick und Tipps wie man z.b. ein Hybrid-Meeting machen kann etc.

• Wie ist die Umsetzung erfolgt, welche Reaktionen kamen von den Mitarbeitenden (Wille zur Rückkehr, Beibehaltung Home Office)?

KMU: Wir befinden uns momentan immer noch in einer speziellen Phase und konnten noch keine langfristige Lösung umsetzen. Generell gibt es jedoch Personen, die sehr gerne ganz im Home Office bleiben möchten. Diese Personen sind jedoch eher die Ausnahme. Die Stimmen von Personen, die regelmässig ins Büro kommen möchten, waren definitiv lauter und zahlreicher. Generell ist das Feedback auf die Möglichkeit, in Zukunft mehr im Home Office zu arbeiten jedoch positiv. Unter dem Strich überwiegt die Aussicht auf mehr Flexibilität (nach Wunsch mehr Home Office als bisher, aber auch die Möglichkeit, wieder ganz ins Büro zurückkehren zu können)

Mittelgrosses Unternehmen 1: Die MA waren mit dieser Lösung generell sehr zufrieden. Vereinzelt nehmen wir Personen wahr, die sich schwer mit der Rückkehr tun, mehrheitlich ist die Rückkehr, insb. wenn es hybride Modelle gibt, hoch.

Mittelgrosses Unternehmen 2: Unsere Mitarbeitenden schätzen es sehr, dass sie auch zukünftig Home Office machen dürfen.

Konzern: Sehr unterschiedliche Reaktionen: Es gibt Mitarbeitende, die haben sich richtig gefreut, wieder physisch vor Ort zu sein und andere sind nach wie vor mehrheitlich im Home office; es variiert auch stark zwischen den Einheiten; bzw. Umsetzung/Beibehaltung siehe oben -> volle Flexibilität

• Können Aussagen zur Effizienz der MA im Home Office versus Büro gemacht werden (Erfahrungen, Erkenntnisse)?

KMU: Die meistens unserer Arbeiten können «paperless» erledigt werden und somit ist diesbezüglich kein Effizienzverlust im Home Office spürbar, solange die Arbeiten, bei denen Drucker etc. gebraucht werden weiterhin im Büro erledigt werden können. Auch haben wir nicht das Gefühl, dass unsere Mitarbeitenden zu Hause weniger arbeiten – teilweise sogar wohl eher mehr, da der Arbeitsweg wegfällt und die Grenzen zwischen Büro und Freizeit schwammiger werden. Die Arbeitszeiterfassung zeigt jedoch unter dem Strich keinen grossen Unterschied zu «vor Covid». Einzig während dem Lock-down 2020 konnten einzelne Mitarbeitenden nicht mehr gleich viel leisten, da z.B. Kinder betreut werden mussten während der Arbeitszeit, wofür wir natürlich vollstes Verständnis hatten. Aus Sicht HR hat das Vertrauen in die Mitarbeitenden, ein guter Team-Spirit und eine gute Führung dazu beitragen, dass die Eigenverantwortung aller Mitarbeitenden nicht gelitten und somit gleich viel geleistet wird wie im Büro der Unternehmung.

Mittelgrosses Unternehmen 1: Die Arbeitsleistung in Stunden hat eher zugenommen, in Bezug auf die Effizienz sind wir derzeit daran uns zu überlegen, wie wir diese messbarer machen.

Mittelgrosses Unternehmen 2: Die meisten Mitarbeitenden können im Home Office effizienter arbeiten, da sie zu Hause ungestörter sind. In einigen Bereichen ist es allerdings noch nötig Prozesse zu digitalisieren, weil auf gewisse Unterlagen vom Home Office nicht zugegriffen werden kann. Bis heute haben bei uns noch alle Mitarbeitenden einen fixen Arbeitsplatz. Ab dem 1.11. machen wir mit 2 Abteilungen einen Pilot, die Büros werden neu eingerichtet. Es wird einzelne fixe Arbeitsplätze geben, mehrheitlich werden wir jedoch auf Desksharing umstellen. Wenn sich das ganze in der Pilotphase bewährt, werden wir dann weitere Arbeitsplätze nach «Modern-Workplace-Ansätzen» einrichten.

Konzern: Nach anfänglichen Problemen (Umgang Technik, Angewöhnung an die neue Situation) hat die Arbeit von zuhause extrem gut funktioniert; es gibt diverse Themen, wo man auch Verbesserungen gesehen hat (z.b. Meetingseffizienz, mehr Beiträge von verschiedenen Personen (Hürde ist tiefer, virtuell beizutragen, Tools zum Austausch)... was am Meisten gefehlt hat sind persönliche Kontakte und auch spontane Meetings/Interaktionen zur Problemlösung bzw. Innovation.